Отдел снабжения на торговом предприятии

Большинство промышленных и торговых предприятий строят работу отдела снабжения по следующей (одной из возможных) функциональных схем. На отдельных предприятиях функции снабжения могут быть распределены различным образом между сотрудниками. Поэтому названия конкретных групп сотрудников могут быть на каждом предприятии свои, например, группа химии, группа металлов, группа качества поставок, группа анализа цен и т.д. Информация о необходимом сырье, материалах, комплектующих поступает из производственных подразделений. С учетом текущего состояния товарных запасов и прогнозов потребления определяется объем закупки на ближайший период.Далее решается задача выбора поставщика продукции. При этом анализируется ценовая обстановка на рынке. Среди альтернативных поставщиков выбирается наиболее выгодный. В ряде случаев, помимо критерия "минимальной цены", к поставщикам предъявляются требования к качеству продаваемого сырья,  к  соответствию  нормативам, установленным  на используемое в производстве сырье. Решаются оперативные вопросы общения с поставщиками, соблюдения сроков поставки, номенклатуры, комплектности, соответствия поставок нормативам качества. В ряде случаев на отдел снабжения возлагаются задачи организации складского учета сырья и материалов. Так же на отдел снабжения могут быть возложены функции по работе с таможней по приемке грузов, поступающих от иностранных партнеров. Итак, мы перечислили основные функций, которые обычно призван выполнять отдел снабжения. Рассмотрим, чем обычно занимаются сотрудники отдела снабжения, занятые закупками сырья и материалов. Естественно, это лишь вариант организации работ. На разных предприятиях есть свои особенности, но, надеемся, описанная схема поможет читателю в общих чертах представить механизм закупки товаров и самостоятельно дополнить его недостающими элементами/ 

Снабженец знает, как обеспечить поставки Конечная цель руководителя отдела снабжения состоит в обеспечении предприятия необходимым сырьем и материалами к требуемому сроку в указанном количестве с максимально выгодными для предприятия условиями. Достигнуть этой цели можно на основе применения различных методов и приемов работы персонала отдела. Детали этой работы станут понятны из дальнейших объяснений. В задачи руководителя группы входит планомерное внедрение в практику повседневной деятельности отдела системных методов работы с поставщиками. Выделим наиболее важные задачи:

• организация и внедрение в деятельность сотрудников отдела методов и приемов исследования товарного рынка с целью снабжения предприятия на наиболее выгодных условиях;
• координация работы персонала отдела с поставщиками, обеспечение единых принципов работы сотрудников;
• взаимодействие с плановыми и производственными службами предприятия, своевременное выполнение заявок на приобретение товаров для различных производственных подразделений;
• организация работ по исследованию рыночных цен на закупаемое сырье, прогнозирование ценовой обстановки, анализ цен в регионах на сырье;
• организация сертификации поставляемого сырья и комплектующих; тестирование надежности  и  проверка соответствия требованиям производственного процесса;
• оценка деятельности сотрудников отдела по сбору и накоплению информации о товарном рынке закупаемого сырья и материалов;
• оценка альтернативных вариантов поставки закупаемого сырья и выбор наиболее выгодных поставщиков, подготовка материалов для тендерных закупочных комиссий;
• управление запасами - анализ текущего состояния товарных запасов, выработка правил и стратегий формирования товарных запасов, принятие оперативных решений о восполнении товарных запасов.

Таковы основные должностные обязанности руководителя отдела снабжения. Хотя, повторяю, это лишь вариант возможных направлений его работы.

Снабженец знает, у кого купить Каждую товарную группу (одну или несколько групп) курирует отдельный сотрудник отдела снабжения. Данного сотрудника мы называем просто менеджером или снабженцем. Цель работы менеджера состоит в обеспечении поставок сырья и материалов по курируемой товарной группе. Общая схема работы фирмы по закупке товаров сводится к следующему. На основании поступившей заявки на необходимое сырье, менеджер анализирует товарный рынок, определяет поставщика, подготавливает спецификации по закупаемому товару, оформляет договорные отношения с поставщиками. Наиболее часто можно наблюдать пассивный стиль работы. Он предполагает анализ поступающих рекламных предложений поставщиков, прием рекламных телефонных звонков поставщиков, а также общение с поставщиками, когда возникает потребность в том сырье, которое предлагается поставщиком. Конечно, нельзя говорить, что этот подход к работе является самым лучшим, хотя он и дает результаты. Не следует забывать, что наша цель состоит в постоянном совершенствовании методов своей работы и получении новых преимуществ перед конкурентами. При активном стиле работы снабженец не ждет, когда ему позвонит поставщик, а он сам занимается постоянным поиском альтернативных поставщиков. Он стремится расширить список своих потенциальных поставщиков путем телефонных контактов с фирмами, координаты которых он находит в специализированных справочниках, в Интернете и т.д. В России очень популярны такие справочники, как  Бизнес-карта,  Независимые производители и т.д. Для работы в пределах городов применяются справочники коммерческих фирм и организаций типа Желтые страницы. Именно так становится возможным купить недорогие межкомнатные двери, окна, инструмент или станки. Менеджер-снабженец составляет картотеки своих постоянных поставщиков курируемых товаров. Занимается периодическим сбором новых коммерческих предложений от поставщиков. Выясняет цены на товары, которые ему следует периодически закупать. Расширение списков альтернативных поставщиков происходит за счет постоянной рассылки запросов продавцам и производителям сырья и материалов. Менеджер ежедневно собирает информацию о состоянии товарного рынка по своей товарной группе. Очевидно, что предпочтительным является активный стиль работы снабженца. Обычно снабженец выполняет следующие основные функции:

• находит  поставщиков  требуемого  сырья на  рынке, информирует поставщика  о  технических параметрах требуемого сырья, выясняет условия поставки и цены, способы и сроки оплаты;
• принимает предложения альтернативных поставщиков;
• координирует взаиморасчеты с поставщиком, отслеживая состояние дебиторской и кредиторской задолженности;
• собирает  коммерческие  предложения  поставщиков  по выполнению бартерных операций и т.д.
• подготавливает предложения по закупкам сырья на основе заявок, полученным из производственных служб предприятия или отдела продаж;
• подготавливает предложения по альтернативным закупкам и поставкам сырья, готовит обоснования выгодности закупки у конкретного поставщика.
• иногда, если в отделе нет специальной должности, снабженец работает с таможней по своим поставкам.